Ogólne zasady przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją zadań przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Warcie Bolesławieckiej
Poniżej przedstawiamy informacje o tym w jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy dane osobowe, gdy składacie Państwo zaadresowane do nas pismo, wniosek, zapytanie, ofertę czyli ogólnie korespondencję w sprawach, które realizujemy na mocy przepisów prawa, a w szczególności:
- ustawie o pomocy społecznej
- ustawie o świadczeniach rodzinnych
- ustawie o dodatkach mieszkaniowych
- ustawie o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie
- ustawie o dodatku osłonowym
- ustawie o pomocy
i kilku innych.
DO KOGO TRAFIAJĄ POZYSKANE DANE?
Dane identyfikacyjne i adresowe oraz wizerunkowe (monitoring wizyjny budynku Urzędu Gminy) pozyskujemy w trakcie wykonywania przez nas działań przewidzianych dla jednostek pomocy społecznej i są one przetwarzane przez podmiot nazwany ADMINISTRATOREM DANYCH, którym jest Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Warcie Bolesławieckiej (GOPS) i działający w jego imieniu KIEROWNIK z siedzibą w Warcie Bolesławieckiej 40C, 59-720 Warta Bolesławiecka. Dla potrzeb nadzoru nad ich przetwarzaniem powołaliśmy inspektora ochrony danych, z którym kontrakt możliwy jest pod adresem mailowym: iodo@amt24.biz.
W JAKIM CELU SPORZĄDZONA JEST INFORMACJA?
Od dnia 25 maja 2018 roku na terenie naszego kraju zaczęły obowiązywać przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwane dalej ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). To właśnie ten przepis nakłada obowiązek informowania o tym, w jaki sposób przetwarzane są zbierane dane. Niniejszy dokument ma za zadanie udzielenie Państwu wymaganych prawem informacji i tym samym spełnienie obowiązku prawnego wynikającego z art. 13 RODO.
CZYM SĄ DANE OSOBOWE I CO OZNACZA ICH PRZETWARZANIE?
Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest każda czynność, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie (papierowo) taka jak: zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. GOPS przetwarza dane osobowe w różnych celach, związanych z prowadzoną działalnością (określoną w przepisach prawa), przy czym w zależności od realizowanej inicjatywy, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania danych. Zakres danych, jakie może przetwarzać GOPS określony jest przepisem prawa rangi ustawowej lub poprzez przepisy wykonawcze.
SKĄD POZYSKUJEMY PAŃSTWA DANE?
Dane osobowe pozyskujemy głównie od Państwa oraz poprzez dostęp do rejestrów państwowych, między innymi takich jak PESEL, CEDIG, ZUS, urzędu skarbowe, rejestr pojazdów i kierowców. W przypadku pobierania danych osobowych bezpośrednio od Państwa ich podanie jest dobrowolne; wskazując siebie, jako adresata złożonej w GOPS korespondencji, oczekujecie Państwo informacji zwrotnej o sposobie załatwienia sprawy.
W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie, za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania prze niego z serwisów internetowych. Pliki te służą m.in. do korzystania z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że użytkownik widział określone treści z witryny internetowej – w naszym przypadku pod adresem strony: www.gopswartabol.pl. Pliki cookies wykorzystywane są w szczególności dla zapewnienia utrzymania sesji użytkownika oraz zapisania stanu sesji użytkownika.
W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Działamy wyłącznie z przesłanek prawnych realizując zadania, które nakładają na nas przepisy prawa wymienione w we wstępie tej informacji. Wszystkie dane osobowe przekazane nam we wnioskach złożonych w określonych sprawach przetwarzamy w celu ich realizacji, najczęściej – uzyskania wnioskowanego wsparcia z zakresu pomocy społecznej lub świadczeń rodzinnych.
W JAKIM ZAKRESIE PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy głównie dane zwykłe niezbędne do załatwienia sprawy: imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, podpis oraz numer telefonu – dla celów kontaktowych, składany dobrowolnie, ale też dane wrażliwe: o niepełnosprawnościach, chorobach, wysokości dochodów w rodzinie – zawsze w zakresie na jaki pozwalają przepisy prawa.
NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY DANE?
Państwa dane przetwarzamy wykonując:
• obowiązek prawny ciążący na administratorze danych – ten obowiązek nakłada na nas np. obowiązek przyjęcia i rozpoznania złożonego pisma,
• warunki umów zawartych dla wykonania różnych zadań niezbędnych do prowadzenia działalności GOPS.
JAK DŁUGO PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?
Dane przetwarzamy wyłącznie przez okres wskazany przez przepis prawa. Jest on uzależniony od rodzaju przetwarzanych spraw i z tej przyczyny różne są okresy ich przechowywania. Szczegółowe informacje w tym zakresie dostępne są w naszej Instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akt GOPS.
KTO JEST ODBIORCĄ DANYCH OSOBOWYCH?
Nie udostępniamy na własność danych żadnym podmiotom komercyjnym. Dane mogą być udostępniane podmiotom do tego uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np.Urząd Gminy, inne ośrodki pomocy społecznej, domy pomocy społecznej, jednostki Policji, ZUS, urzędy skarbowe, szkoły i inne uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa), a także dostawcom usług, których realizacja jest powiązana z prawem dostępu do danych, między innymi:
- firmom utrzymującym i serwisującym serwery informatyczne, na których utrzymujemy nasze dane,
- kancelariom prawnym, które wspierają nas w obszarze bieżącej działalności,
- firmom obsługującym nas w obszarze IT, w tym serwisującym urządzenia wykorzystywane przez nas w bieżącej działalności
- podmiotom utrzymującym oprogramowanie, z którego korzystamy w ramach bieżącej działalności,
- firmom hostingowym utrzymującym na swoich serwerach stronę www GOPS oraz służbowe adresy mailowe,
- kurierom i poczcie polskiej – w związku z przesyłaną korespondencją,
Przy przekazywaniu danych w celach wskazanych powyżej stosujemy zasadę minimalizacji danych, udostępniając tylko te dane które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu, stosując równocześnie niezbędne zabezpieczenia formalne (umowa powierzenia przetwarzania danych).
Dostęp do tych danych osobowych mogą uzyskać w toku kontroli również uprawnione organy administracji centralnej (np. NIK, Urząd Skarbowy, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
JAKIE PRAWA POSIADA WŁAŚCICIEL DANYCH OSOBOWYCH?
Na każdym etapie przetwarzana danych osobowych osoba, której dane dotyczą ma prawo do:
- sprostowania (poprawienia) danych,
- ograniczenia przetwarzania danych (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do treści złożonego wniosku),
- dostępu do danych (o informację o przetwarzanych przez GCK danych oraz kopię tych danych),
- wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 WARSZAWA, tel. (+48) 228607086,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, na zasadach określonych w art. 21 RODO
- usunięcia danych,
W przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (na podstawie przepisu prawa) osobie, której dane dotyczą nie przysługuje prawo do:
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, na zasadach określonych w art. 21 RODO
- usunięcia danych,
- przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.
Informujemy również, że dane osobowe przetwarzane przez GOPS:
- nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
- nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim. Odbiorcami danych będą tylko instytucje upoważnione z mocy prawa.
Nazwa i dane kontaktowe administratora
Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Warcie Bolesławieckiej
Warta Bolesławiecka 40C,
59-720 Warta Bolesławiecka
gops@gopswartabol.pl
+48 75 73 89 338
Inspektor Ochrony Danych
Inspektor Ochrony Danych – Katarzyna Graczyk
iodo@amt24.biz
+48 570 170 131
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych dla realizacji zadań: Karta Dużej Rodziny